Jawaban singkat
Buka Pengaturan › Komplain Order → tekan + → pilih order yang dikomplain → tulis keluhan → tentukan tindakan (cuci ulang, refund, diskon order berikutnya, ganti rugi, atau permintaan maaf) → lampirkan bukti bila perlu → ubah status dari Baru ke Diproses lalu Selesai. Semua komplain bisa dicari dan disaring per status, sehingga tidak ada keluhan yang terlewat.
1. Kenapa komplain harus dicatat per order
Sebelum: komplain tercecer
Keluhan ada di chat WhatsApp kasir, buku catatan, atau ingatan karyawan. Owner tidak tahu berapa komplain yang masuk, mana yang sudah ditangani, dan apa yang dijanjikan ke pelanggan.
Sesudah: Komplain Order
Setiap keluhan terikat ke nomor order, tindakannya tertulis, statusnya terlihat, dan buktinya tersimpan. Owner cukup membuka satu menu untuk melihat semua komplain beserta jumlah per status.
- Tidak ada komplain yang terlupa — komplain berstatus Baru atau Diproses selalu terlihat sampai ditutup.
- Janji ke pelanggan tertulis — tindakan seperti cuci ulang atau diskon order berikutnya tercatat, jadi shift berikutnya tahu apa yang harus dilakukan.
- Diskusi berbasis data — isi order, keluhan, dan bukti ada di satu tempat, sehingga tidak berakhir dengan debat kata-kata.
- Bahan evaluasi — dari daftar komplain owner bisa melihat pola: keluhan luntur, item tertukar, atau keterlambatan yang berulang.
2. Mencatat komplain baru
Pilih order
Cari order dengan nomor order atau nama pelanggan (minimal 3 karakter). Bila pelanggan lupa nomornya, saring dengan tanggal order. Komplain selalu terikat ke satu order di cabang yang sedang aktif.
Tulis isi komplain
Tulis keluhan sejelas mungkin, misalnya “Kemeja putih 2 pcs ada noda kuning setelah dicuci, pelanggan minta dicuci ulang”. Komplain baru otomatis berstatus .
Tambahkan tindakan
Pilih tindakan yang disepakati dengan pelanggan, dengan catatan singkat bila perlu. Tindakan bisa ditambah atau diubah lagi nanti dari halaman detail komplain.
Satu order, satu komplain. Bila order yang dipilih sudah punya komplain, aplikasi menawarkan untuk membuka komplain yang ada. Keluhan lanjutan cukup ditambahkan sebagai tindakan atau bukti baru, sehingga riwayatnya tidak terpecah.
3. Lima jenis tindakan
Setiap komplain bisa memiliki hingga 5 tindakan, masing-masing dengan catatan maksimal 80 karakter.
| Tindakan | Kapan dipakai |
|---|---|
| Cuci Ulang | Masih ada noda, bau, atau hasil setrika kurang rapi. |
| Refund | Layanan tidak bisa diperbaiki dan biaya dikembalikan sebagian atau penuh. |
| Diskon Order Berikutnya | Kompensasi ringan agar pelanggan tetap kembali. |
| Ganti Rugi | Item rusak, luntur, atau hilang dan outlet menanggung penggantian. |
| Permintaan Maaf | Keluhan pelayanan, misalnya keterlambatan atau respons kurang ramah. |
Tindakan di sini adalah catatan kesepakatan. Pelaksanaannya, misalnya membuat order cuci ulang atau mengembalikan dana, tetap dilakukan lewat menu terkait di aplikasi.
4. Status komplain & cara melacaknya
| Status | Artinya |
|---|---|
| Komplain baru dicatat dan belum ditindaklanjuti. | |
| Diproses | Tindakan sedang dijalankan, misalnya cucian sedang dicuci ulang. |
| Selesai | Pelanggan sudah ditangani dan komplain ditutup. |
| Diabaikan | Komplain tidak berdasar atau dibatalkan pelanggan. |
Di daftar Komplain Order terdapat filter per status beserta jumlahnya dan pencarian berdasarkan nomor order, nama pelanggan, atau isi komplain. Setiap kali status atau tindakan diubah, sistem mencatat siapa yang terakhir mengubah dan kapan.
Kebiasaan yang disarankan: cek filter Baru dan Diproses setiap tutup shift. Selama angkanya belum nol, masih ada pelanggan yang menunggu.
5. Foto & video bukti
Bukti membantu menjawab pertanyaan “noda ini sudah ada sejak awal atau muncul setelah dicuci?”. Di halaman detail komplain Anda bisa menambahkan:
- Foto bukti dari kamera atau galeri.
- Video bukti hingga 2 video per komplain, masing-masing maksimal 30 detik, tanpa suara, dan diberi tanda air nama outlet serta waktu.
Foto dan video terarsip otomatis ke Telegram owner, bukan hanya di galeri HP kasir, sehingga tetap aman walau HP rusak atau karyawan berganti. Untuk itu outlet perlu mengaktifkan Integrasi Telegram.
Telegram belum terhubung? Komplain tetap bisa dicatat, diberi tindakan, dan dilacak statusnya. Hanya unggah foto dan video yang menunggu sampai Telegram terhubung.
Untuk mencegah sengketa sejak awal, padukan dengan foto dokumentasi saat order diterima dan Label QC Packing saat cucian dikemas.
6. Siapa yang bisa memakai
| Peran | Akses |
|---|---|
| Owner | Penuh: mencatat, mengubah tindakan dan status, menambah bukti, dan menghapus komplain. Tersedia di aplikasi Android/iOS dan dashboard web app.cuciqu.com. |
| Karyawan | Saat ini menu Komplain Order belum tampil untuk akun karyawan. |
Komplain yang dihapus hanya disembunyikan dari daftar. Tindakan dan foto tetap tersimpan, dan arsip di Telegram owner tidak ikut terhapus, sehingga bukti tidak bisa hilang diam-diam.
7. SOP singkat menangani komplain
Checklist saat pelanggan komplain
Cara berbicara dengan pelanggan yang sedang kecewa dibahas lengkap di Cara Menangani Komplain Pelanggan Laundry.
8. Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apakah CuciQu Pro punya fitur untuk mencatat komplain pelanggan laundry?
Ada. Fitur Komplain Order mencatat keluhan langsung di order pelanggan, lengkap dengan tindakan, status Baru/Diproses/Selesai/Diabaikan, serta foto dan video bukti.
Apakah komplain wajib disertai foto atau video?
Tidak. Komplain tetap bisa disimpan tanpa foto atau video. Bukti bersifat tambahan dan membutuhkan Integrasi Telegram aktif.
Bisakah satu order punya lebih dari satu komplain?
Tidak. Satu order hanya punya satu komplain. Keluhan lanjutan ditambahkan ke komplain yang sudah ada sebagai tindakan atau bukti baru.
Siapa yang bisa membuka menu Komplain Order?
Saat ini hanya akun Owner, baik di aplikasi Android/iOS maupun di dashboard web app.cuciqu.com.
Kalau komplain dihapus, apakah buktinya ikut hilang?
Tidak. Komplain hanya disembunyikan dari daftar. Tindakan dan foto tetap tersimpan, dan arsip di Telegram owner tetap ada.
Status komplain apa saja yang tersedia?
Baru, Diproses, Selesai, dan Diabaikan. Daftar komplain bisa disaring per status beserta jumlahnya.
Mulai Catat Komplain dengan Rapi
Buka Pengaturan › Komplain Order di aplikasi CuciQu Pro dan catat komplain pertama Anda dalam kurang dari satu menit.
Download Aplikasi Lihat Semua Fitur