Urutan yang disarankan
Buka Kas → Transaksi → Setor ke Bank saat kas masih BUKA → Cek saldo → Tutup Kas. Dengan urutan ini, setoran terikat ke shift dan otomatis mengurangi uang yang seharusnya tersisa di laci.
Jangan menunggu kas ditutup jika setoran berasal dari uang laci shift tersebut. Sistem memang mengizinkan setoran tanpa kas aktif setelah konfirmasi, tetapi transaksi tidak akan terikat ke shift mana pun.
1. Memahami Kas Harian dan Setor Bank
Kas Harian mencatat pergerakan uang selama satu shift. Setor Bank memindahkan uang dari satu tempat penyimpanan ke tempat lain. Karena itu, setoran bank bukan pengeluaran operasional.
Setor dari Kas Tunai
Uang diambil dari laci. Kas tunai berkurang dan saldo rekening tujuan bertambah.
Setor dari Bank
Transfer antar rekening. Saldo bank sumber berpindah ke bank tujuan dan tidak mengurangi kas fisik.
Di halaman Kas Harian, kartu “Setor Tunai ke Bank” diberi keterangan “Pindah kantong, bukan pengeluaran”. Ini membantu membedakan setoran dari biaya outlet.
2. Persiapan Sebelum Memulai
- Akun memiliki izin Kas Harian untuk membuka dan menutup kas.
- Akun memiliki izin Setor Bank untuk melihat atau mencatat setoran.
- Rekening tujuan sudah tersedia di daftar rekening bank.
- Uang modal awal sudah dihitung secara fisik.
- Jika ingin menyimpan bukti foto, integrasi Telegram sudah dihubungkan.
Jika muncul pesan “Anda belum diberi izin Setor Bank”, Owner perlu mengaktifkan permission Setor Bank untuk akun tersebut.
3. Membuka Kas Harian
Masuk ke Kas Harian
Dari Beranda, tekan menu Kas Harian. Jika belum ada kas aktif, layar menampilkan tombol Buka Kas Baru.
Pilih tanggal, waktu, dan shift
Periksa Kasir, Tanggal, Start Periode, dan End Periode. Pilih shift yang tersedia. Shift berjalan berurutan: Shift 2 baru dapat dibuka setelah Shift 1 ditutup, dan Shift 3 setelah Shift 2.
Masukkan Modal Awal
Hitung uang fisik yang sudah ada di laci, kemudian masukkan ke kolom Modal Awal. Sistem mensyaratkan modal minimal Rp10.000.
Tekan Buka Kas
Setelah berhasil, status berubah menjadi BUKA. Pastikan tanggal, shift, kasir, dan modal awal pada kartu status sudah benar.
Kas lama yang masih BUKA harus ditutup lebih dahulu. Jangan membuka shift baru untuk menghindari kas lama; selesaikan rekonsiliasi shift sebelumnya.
4. Selama Kas Masih Terbuka
Gunakan aplikasi seperti biasa untuk menerima pembayaran dan mencatat pengeluaran. Tarik layar Kas Harian ke bawah untuk memperbarui angka.
- Pemasukan berasal dari pembayaran order dan ditampilkan per metode, seperti Cash, QRIS, atau Transfer.
- Pengeluaran dari Kas mengurangi uang laci.
- Pengeluaran dari Bank tidak mengurangi Kas Harian.
- Estimasi Saldo Sistem menunjukkan uang yang seharusnya tersedia berdasarkan transaksi tercatat.
Pastikan metode pembayaran dicatat sesuai kenyataan. Pembayaran QRIS atau transfer tidak boleh dianggap sebagai uang tunai di laci.
5. Mencatat Setor Tunai ke Bank
Buka halaman Setor Bank
Pada Kas Harian yang masih BUKA, tekan kartu Setor Tunai ke Bank. Di halaman berikutnya, periksa Kas Tunai di Tangan dan saldo bank tersimpan.
Tekan “Setor ke Bank”
Gunakan tombol hijau Setor ke Bank. Jangan memilih Tarik Dana, karena itu merupakan transaksi berbeda.
Isi tanggal, jam, dan jumlah setoran
Pilih Tanggal Setor dan Jam Setor sesuai transaksi. Masukkan nominal minimal Rp1.000. Bandingkan nominal dengan informasi Kas tunai tersedia.
Pilih Asal Saldo Disetor = Kas Tunai
Tekan chip Kas Tunai agar setoran mengurangi uang di laci. Jika memilih rekening sumber, transaksi dianggap transfer antarbank dan tidak mengurangi Kas Harian.
Pilih Bank Tujuan
Tekan Pilih rekening tujuan, kemudian pilih bank yang menerima setoran. Rekening sumber dan tujuan tidak boleh sama jika sumbernya bank.
Lengkapi referensi, catatan, dan bukti
- No. Referensi bersifat opsional, tetapi sebaiknya diisi dari slip/transfer.
- Catatan wajib diisi, misalnya “Setor kas Shift 1 tanggal 31 Juli 2026”.
- Jika Telegram terhubung, Bukti Setor wajib dipilih dari Kamera atau Galeri.
Tekan Simpan Setoran
Periksa semua field, lalu tekan Simpan Setoran satu kali. Setelah berhasil, aplikasi kembali ke daftar Setor Bank dan transaksi baru tampil.
Jika jumlah setoran melebihi kas tunai tercatat, aplikasi menampilkan konfirmasi dan masih mengizinkan transaksi dilanjutkan. Pilihan paling aman adalah Batal, hitung ulang uang fisik, lalu perbaiki nominal atau transaksi kas yang belum tercatat.
Owner dapat mencatat tanggal mundur. Jika tanggal yang dipilih sebelum hari ini, kolom alasan wajib diisi minimal 5 karakter agar perubahan dapat diaudit.
6. Memastikan Setoran Berhasil
Jangan langsung menutup kas. Lakukan tiga pemeriksaan berikut:
- Di daftar Setor Bank, buka transaksi dan periksa jumlah, tanggal, jam, asal saldo, bank tujuan, referensi, catatan, serta bukti.
- Kembali ke Kas Harian dan tarik layar ke bawah.
- Pastikan kartu Setor Tunai ke Bank menampilkan jumlah yang disetor dan Estimasi Saldo Sistem berkurang sesuai nominal.
Setoran yang benar akan memperlihatkan Asal Saldo: Kas Tunai pada detail. Pengguna berizin dapat memakai Koreksi Data; Owner atau pengguna dengan izin hapus dapat menghapus transaksi yang salah.
7. Menutup Kas Setelah Setor Bank
Tekan Tutup Kas
Pada Kas Harian, tekan Tutup Kas. Ringkasan konfirmasi sudah memperhitungkan Setor Tunai ke Bank sebagai pengurang kas.
Klasifikasikan metode pembayaran
Tandai setiap metode sebagai Tunai atau Non Tunai. Cash biasanya Tunai; QRIS dan Transfer biasanya Non Tunai. Sesuaikan dengan transaksi sebenarnya.
Hitung Saldo Aktual Tunai
Hitung uang fisik yang benar-benar tersisa di laci setelah setoran, lalu masukkan ke Saldo Aktual Tunai. Jangan memasukkan uang QRIS atau transfer.
Isi Saldo Aktual Non Tunai
Cocokkan pembayaran non tunai dengan dashboard pembayaran atau mutasi rekening, kemudian isi totalnya ke Saldo Aktual Non Tunai.
Periksa Selisih Total
Jika aktual lebih besar atau lebih kecil dari sistem, hitung ulang dan periksa transaksi. Tulis penjelasan pada Catatan Selisih agar mudah diaudit.
Konfirmasi Tutup Kas
Pastikan Estimasi Total Sistem, Total Aktual, dan Selisih sudah benar. Tekan Tutup Kas. Setelah selesai, kartu saldo menampilkan Saldo Aktual dan Selisih Final.
8. Contoh Perhitungan Lengkap
Contoh Shift 1 dengan transaksi berikut:
| Komponen | Dampak Kas | Nominal |
|---|---|---|
| Modal awal | Masuk kas | Rp200.000 |
| Pembayaran Cash | Menambah kas | + Rp500.000 |
| Pembayaran QRIS | Tidak menjadi uang fisik | Rp250.000 |
| Pengeluaran dari Kas | Mengurangi kas | − Rp100.000 |
| Setor Tunai ke Bank | Memindahkan kas ke bank | − Rp400.000 |
| Kas tunai seharusnya tersisa | Rp200.000 | |
Jika uang fisik yang dihitung adalah Rp200.000 dan pembayaran non tunai terverifikasi Rp250.000, maka:
- Saldo Aktual Tunai: Rp200.000.
- Saldo Aktual Non Tunai: Rp250.000.
- Selisih: Rp0 atau balance.
9. Solusi Masalah yang Sering Terjadi
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Tombol Buka Kas tidak aktif | Modal kurang dari Rp10.000 atau shift sebelumnya belum ditutup. | Isi modal minimal dan selesaikan shift sebelumnya. |
| Kas Tunai di Tangan menunjukkan “Belum Buka Kas” | Tidak ada Kas Harian berstatus BUKA. | Buka Kas Harian terlebih dahulu agar setoran terikat ke shift. |
| Setoran tidak mengurangi kas | Asal saldo dipilih Bank, bukan Kas Tunai. | Koreksi detail setoran dan pilih Asal Saldo = Kas Tunai. |
| Jumlah setoran ditolak | Nominal di bawah Rp1.000, tujuan belum dipilih, atau catatan kosong. | Lengkapi nominal minimal, Bank Tujuan, dan Catatan. |
| Bukti foto diminta wajib | Integrasi Telegram aktif. | Ambil foto atau pilih bukti dari galeri sebelum menyimpan. |
| Selisih setelah Tutup Kas | Salah klasifikasi pembayaran, transaksi belum tercatat, modal awal salah, atau setoran salah sumber/nominal. | Hitung ulang, periksa detail transaksi dan setoran, lalu tulis Catatan Selisih jika tetap berbeda. |
| Setoran tercatat pada shift yang salah/tidak terikat | Setor dibuat saat kas tidak aktif atau menggunakan tanggal/jam yang tidak sesuai. | Gunakan Koreksi Data sesuai izin atau hubungi Owner untuk memperbaiki record. |
| Biaya outlet dicatat sebagai Tarik Dana | Salah memilih jenis transaksi. | Biaya dari rekening harus dicatat sebagai Pengeluaran dengan sumber Bank, bukan Tarik Dana. |
10. Checklist Kasir dan Owner
Sebelum dan selama shift
Saat setor dan tutup kas
11. Pertanyaan yang Sering Ditanyakan
Setor Bank dilakukan sebelum atau sesudah Tutup Kas?
Untuk uang yang berasal dari laci shift aktif, lakukan sebelum Tutup Kas. Setoran akan dikurangkan dari kas yang seharusnya tersisa dan terikat ke shift tersebut.
Apakah Setor Bank termasuk pengeluaran?
Tidak. Ini adalah perpindahan uang dari Kas Tunai ke rekening bank. Uang berpindah tempat, bukan menjadi biaya.
Kenapa Kas Harian berkurang setelah setor?
Karena uang fisik sudah keluar dari laci dan masuk ke bank. Pengurangan tersebut benar selama Asal Saldo Disetor adalah Kas Tunai.
Bisakah setor dibuat ketika kas belum dibuka?
Sistem dapat mengizinkan setelah konfirmasi, tetapi transaksi tidak terikat ke shift. Untuk setoran uang laci, sebaiknya buka Kas Harian terlebih dahulu.
Apakah bukti foto wajib?
Wajib ketika Telegram terhubung. Jika integrasi belum aktif, lampiran foto belum tersedia dan form menandainya opsional.
Bagaimana jika salah memasukkan setoran?
Buka Detail Setoran. Pengguna dengan izin update dapat memakai Koreksi Data. Owner atau pengguna dengan izin delete dapat menghapus record, kemudian memasukkan ulang data yang benar.
Simpan Panduan untuk Pergantian Shift
Cetak checklist ini dan gunakan setiap kali kasir membuka kas, menyetor uang, dan menutup shift.
Baca Panduan Laporan