Tutorial Membuat Slip Gaji 2 Kali Sebulan

2×

Jawaban singkat: gunakan Payroll Fleksibel

Karena satu karyawan perlu memiliki dua slip dalam bulan yang sama, gunakan mode Fleksibel. Buat range pertama 1–15, kemudian range kedua 16–tanggal terakhir bulan tersebut.

1. Pola Payroll yang Akan Dibuat

Dalam satu bulan, setiap karyawan akan dibuatkan dua record payroll dan dua slip dengan rentang tanggal yang tidak tumpang tindih:

Tanggal akhir periode kedua selalu mengikuti kalender:

• 28 Februari pada tahun biasa atau 29 Februari pada tahun kabisat.
• Tanggal 30 untuk April, Juni, September, dan November.
• Tanggal 31 untuk Januari, Maret, Mei, Juli, Agustus, Oktober, dan Desember.

2. Mengapa Harus Memakai Mode Fleksibel?

Mode	Cocok untuk	Batasan penting
Bulanan	Satu slip gaji untuk satu bulan penuh; karyawan memiliki Gaji Pokok lebih dari 0.	Hanya satu payroll per karyawan dalam satu bulan. Tidak cocok untuk dua slip pada bulan yang sama.
Fleksibel	Gaji harian, mingguan, borongan, berbasis insentif, atau pembayaran lebih dari sekali sebulan.	Karyawan harus aktif dan Gaji Pokok di profil harus 0. Nominal periode diatur pada komponen payroll.

3. Persiapan Sebelum Membuat Payroll

Pastikan hal berikut sudah benar agar proses generate tidak menghasilkan slip kosong atau nominal yang salah:

• Akun yang dipakai adalah Owner/Admin atau memiliki izin Kelola Payroll.
• Data karyawan sudah dibuat dan statusnya Aktif.
• Absensi, lembur, pekerjaan/assignment, serta kasbon untuk periode tersebut sudah lengkap.
• Anda sudah menentukan cara membagi nominal gaji bulanan ke periode pertama dan kedua.
• Belum ada payroll dengan range tanggal yang sama untuk karyawan tersebut.

4. Cara Input Gaji Pokok dan Mengatur Mode Payroll

Kolom Gaji Pokok memang tersedia di data karyawan, bukan pada form Generate Payroll. Namun hasilnya berbeda tergantung nominal yang disimpan. Ikuti penjelasan dua kondisi berikut agar tidak salah memilih.

A. Cara memasukkan Gaji Pokok untuk payroll bulanan

B. Pengaturan untuk pembayaran dua kali dalam sebulan

Untuk membuat dua slip pada bulan yang sama—periode 1–15 dan 16–akhir bulan—karyawan harus masuk Payroll Fleksibel. Lakukan langkah berikut:

5. Buat Payroll Periode Pertama: Tanggal 1–15

6. Review dan Edit Nominal Payroll

Payroll yang baru dibuat berstatus Draft. Pada tahap ini, buka setiap payroll dan tekan Edit. Periksa data otomatis dan lengkapi komponennya.

Komponen penambah gaji

• Insentif Task per Tahapan: sistem dapat menampilkan jumlah pekerjaan per tahapan; isi rate per satuan dan periksa subtotalnya.
• Insentif Task manual: gunakan untuk koreksi/override jika diperlukan dan sesuai kebijakan.
• Bonus: tambahan nominal yang disepakati untuk periode tersebut.
• Lembur: periksa jam lembur otomatis, lalu pastikan nilai rupiahnya benar.
• Tunjangan Makan, Transport, dan Lain: isi sesuai realisasi pada rentang 1–15.

Komponen pengurang gaji

• Potongan Terlambat dan Potongan Alpha berdasarkan rekap kehadiran.
• Potongan Kasbon: tekan Lookup, periksa kasbon aktif, lalu gunakan rekomendasi bila sesuai.
• Potongan Lain untuk pengurangan yang sah dan sudah disepakati.

Isi kolom Keterangan dengan teks yang mudah dipahami, misalnya: “Pembayaran gaji periode 1–15 Juli 2026”. Setelah seluruh angka cocok, tekan Simpan.

7. Approve dan Tandai Sudah Dibayar

Status payroll berjalan dalam tiga tahap berikut:

8. Buat Payroll Periode Kedua: Tanggal 16–Akhir Bulan

Setelah periode pertama selesai, ulangi proses yang sama untuk periode kedua:

1. Buka HRIS → Payroll → Fleksibel.
2. Tekan tombol +.
3. Isi Tanggal Mulai = 16.
4. Isi Tanggal Akhir = tanggal terakhir bulan tersebut.
5. Tekan Lihat Karyawan lalu Generate per karyawan.
6. Buka Edit, isi komponen khusus periode 16–akhir bulan, dan Simpan.
7. Periksa detail, lalu Approve.
8. Setelah dibayar, tekan Tandai Dibayar dan pilih tanggal transaksi.

Bulan	Periode 1	Periode 2
Februari 2027	1–15 Februari	16–28 Februari
Februari 2028 (kabisat)	1–15 Februari	16–29 Februari
April 2027	1–15 April	16–30 April
Juli 2027	1–15 Juli	16–31 Juli

9. Contoh Pembagian dan Perhitungan Dua Periode

Contoh sederhana untuk karyawan bernama Siti. Perusahaan menetapkan target pembayaran total Rp3.000.000 per bulan, dibagi Rp1.500.000 per periode, kemudian ditambah/dikurangi komponen aktual.

Komponen	Periode 1–15	Periode 16–31
Nominal dasar periode (mis. Bonus/Penyesuaian sesuai kebijakan)	Rp1.500.000	Rp1.500.000
Insentif Task	Rp250.000	Rp300.000
Lembur	Rp100.000	Rp75.000
Tunjangan	Rp150.000	Rp150.000
Potongan terlambat/alpha	− Rp25.000	− Rp50.000
Potongan kasbon	− Rp200.000	Rp0
Total dibayar	Rp1.775.000	Rp1.975.000

10. Cek Slip Gaji dan Laporan Pengeluaran

Cek dari sisi Owner/Admin

• Di daftar Payroll, pilih range tanggal yang sesuai lalu buka detail karyawan.
• Pastikan label Payroll Fleksibel dan rentang tanggal slip sudah benar.
• Pastikan total pada daftar sama dengan total pada detail slip.

Cek dari sisi karyawan

Karyawan dapat masuk ke menu Slip Saya untuk melihat riwayat slip. Slip fleksibel ditampilkan menggunakan rentang tanggal, sehingga slip 1–15 dan 16–akhir bulan dapat dibedakan.

Cek Laporan Pengeluaran

• Hanya payroll berstatus Sudah Dibayar yang dihitung sebagai beban.
• Payroll yang baru Approved belum masuk sampai ditandai dibayar.
• Tanggal beban mengikuti Tanggal Bayar, bukan otomatis mengikuti tanggal akhir periode.
• Gaji muncul sebagai kategori Gaji Karyawan dan ikut menghitung Total Beban Operasional serta Pendapatan Bersih.

11. Solusi Masalah yang Sering Terjadi

Masalah	Penyebab paling umum	Solusi
Karyawan tidak muncul setelah menekan Lihat Karyawan	Gaji Pokok belum 0 atau status karyawan tidak Aktif.	Edit profil karyawan, isi Gaji Pokok 0, pastikan status Aktif, Simpan, lalu buka ulang Payroll Fleksibel.
Muncul “payroll already exists” / tombol Sudah ada	Payroll dengan karyawan dan range tanggal yang sama sudah pernah dibuat.	Tutup modal lalu cari payroll tersebut pada daftar. Jangan generate ulang; edit record yang sudah ada bila masih Draft.
Total gaji 0 atau terlalu kecil	Pada Payroll Fleksibel, Gaji Pokok memang 0 dan komponen penambah belum diisi.	Buka Edit Payroll, isi rate Insentif Task, Bonus, Lembur, dan/atau Tunjangan sesuai kebijakan, lalu Simpan.
Tombol Edit tidak terlihat	Payroll sudah Approved atau Sudah Dibayar.	Lakukan koreksi sebelum Approve. Jika sudah disetujui/dibayar, hubungi Owner/Admin dan ikuti prosedur koreksi internal.
Tidak bisa Tandai Dibayar	Status masih Draft.	Periksa nominal terlebih dahulu, tekan Approve, baru tekan Tandai Dibayar.
Gaji tidak muncul di Laporan Pengeluaran	Payroll baru Approved, belum ditandai Sudah Dibayar, atau filter tanggal laporan tidak mencakup Tanggal Bayar.	Tandai Dibayar dan pilih Tanggal Bayar yang benar, lalu atur filter laporan agar mencakup tanggal tersebut.
Biaya gaji muncul dua kali	Payroll otomatis dan pengeluaran GAJI manual sama-sama dicatat.	Jangan input gaji manual. Gunakan record otomatis dari payroll yang Sudah Dibayar dan koreksi pencatatan duplikat sesuai otorisasi Owner.
Periode salah atau tumpang tindih	Tanggal dipilih manual dan tidak diperiksa sebelum generate.	Gunakan selalu 1–15 dan 16–akhir bulan. Periksa daftar payroll yang sudah ada sebelum membuat record baru.

12. Checklist Rutin Setiap Periode

13. Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Apakah mode Bulanan dapat membuat dua slip pada bulan yang sama?

Tidak. Mode Bulanan ditujukan untuk satu payroll per karyawan per bulan. Gunakan mode Fleksibel untuk membuat range 1–15 dan 16–akhir bulan.

Mengapa Gaji Pokok harus 0?

Itu adalah penanda sistem agar karyawan masuk daftar Payroll Fleksibel. Pada slip fleksibel, nominal pembayaran dibentuk dari komponen periode seperti Insentif Task, Bonus, Lembur, Tunjangan, dan potongan.

Di mana saya memasukkan Gaji Pokok karyawan?

Buka HRIS → Karyawan → pilih karyawan → Edit → Penggajian → Gaji Pokok, masukkan nominal, lalu Simpan. Nominal di atas 0 akan tampil pada Payroll Bulanan. Untuk Payroll Fleksibel dua periode, Gaji Pokok harus 0 sehingga nominal dasar periode dimasukkan melalui komponen payroll lainnya.

Bisakah slip dua mingguan tetap menampilkan label “Gaji Pokok”?

Pada fungsi yang tersedia saat ini, belum bisa. Payroll Fleksibel mensyaratkan Gaji Pokok 0 dan field Gaji Pokok pada Edit Payroll tidak dapat diedit manual. Jika bisnis wajib menampilkan Gaji Pokok pada dua slip dalam bulan yang sama, diperlukan pengembangan fitur agar Gaji Pokok fleksibel dapat dialokasikan per periode.

Apakah harus memilih siklus “2 Mingguan”?

Itu pilihan konfigurasi yang paling dekat, tetapi periode tetap harus dipilih manual. Pola setengah bulanan tidak selalu tepat 14 hari, khususnya periode 1–15 dan periode 16–31.

Bagaimana menentukan tanggal akhir Februari?

Pilih tanggal terakhir yang tersedia di kalender: 28 pada tahun biasa atau 29 pada tahun kabisat. Contoh: Februari 2028 berakhir tanggal 29.

Apakah payroll Approved sudah menjadi pengeluaran?

Belum. Payroll harus ditandai Sudah Dibayar. Setelah itu, nilainya otomatis tampil pada tab Gaji di Laporan Pengeluaran menggunakan Tanggal Bayar.

Apakah payroll yang sama boleh dibuat ulang?

Tidak. Jika tombol menunjukkan Sudah ada, gunakan record yang telah dibuat. Hindari pula membuat range berbeda yang saling tumpang tindih.

Baca juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan Laundry · Absensi Digital Karyawan · Panduan Fitur HRIS