Jawaban singkat
Buka Kas Baru → pilih shift → isi Modal Awal sesuai uang laci → biarkan transaksi berjalan (terisi otomatis) → Tutup Kas: tandai tiap metode Tunai/Non Tunai, hitung uang laci, isi saldo aktual, tutup. Kunci supaya tidak ada selisih palsu ada di satu langkah: penandaan Tunai vs Non Tunai sebelum mengisi saldo aktual.
Panduan ini membahas pemakaian harian menu Kas Harian. Jika Anda perlu alur menyetorkan uang laci ke rekening bank, baca lanjutannya: Tutorial Kas Harian sampai Setor Bank.
1. Apa yang sebenarnya dicatat Kas Harian
Kas Harian mencatat pergerakan uang di satu outlet selama satu shift — sejak kasir membuka kas sampai menutupnya. Yang penting dipahami sejak awal: kasir tidak perlu menginput ulang apa pun. Pemasukan diambil otomatis dari pembayaran order di POS, pengeluaran diambil dari menu Pengeluaran. Kas Harian hanya menambahkan tiga hal yang tidak bisa diketahui sistem sendiri:
- Modal Awal — uang fisik di laci saat shift dimulai.
- Penandaan metode — mana pemasukan yang benar-benar berbentuk uang kertas, mana yang masuk rekening.
- Saldo Aktual — hasil hitungan uang fisik saat shift selesai.
Dari tiga isian itulah aplikasi menghitung Selisih: pembanding antara uang yang seharusnya ada dan uang yang benar-benar ada.
2. Langkah 1: Buka Kas Baru
Tekan “Buka Kas Baru”
Selama belum ada kas yang dibuka, halaman utama Kas Harian menampilkan status Kas Belum Dibuka beserta tombol Buka Kas Baru. Nama kasir dan tanggal terisi otomatis dari akun yang login.
Pilih shift yang tersedia
Shift berjalan berurutan. Shift 2 baru bisa dipilih setelah Shift 1 ditutup, Shift 3 setelah Shift 2 ditutup. Shift yang belum bisa dipakai ditampilkan nonaktif dengan keterangan bahwa shift sebelumnya harus ditutup lebih dulu. Outlet satu shift cukup memakai Shift 1 setiap hari.
Isi Modal Awal
Hitung uang di laci, lalu masukkan nilainya. Minimal Rp 10.000. Modal awal bukan angka formalitas: seluruh perhitungan kas tunai sampai akhir shift berpijak di sini. Jika laci berisi Rp 150.000 tetapi diisi Rp 100.000, shift itu akan berakhir dengan selisih lebih Rp 50.000 yang tidak ada penjelasannya.
Tekan tombol Buka Shift
Setelah tersimpan, kartu saldo langsung aktif dan menampilkan pemasukan, pengeluaran, serta Estimasi Kas Tunai secara real-time.
Kas lama yang masih terbuka harus ditutup dulu. Jika shift kemarin lupa ditutup, aplikasi akan memunculkan peringatan “Kas Masih Terbuka” dan menawarkan penutupan kas tersebut sebelum kas baru bisa dibuat. Jangan diabaikan — kas yang menggantung membuat pemasukan hari ini tercampur ke shift kemarin.
Salah isi modal awal masih bisa dibetulkan lewat Ubah Modal Awal pada kartu saldo, tetapi hanya untuk akun yang punya izinnya. Jika muncul pesan tidak memiliki akses, minta owner atau admin melakukan koreksi.
3. Langkah 2: Selama kas terbuka
Di fase ini kasir bekerja seperti biasa — menerima order, menerima pembayaran, mencatat pengeluaran. Halaman Kas Harian hanya perlu dibaca, bukan diisi. Yang ditampilkan:
| Bagian | Isinya | Yang perlu diperhatikan |
|---|---|---|
| Pemasukan | Total pembayaran order pada shift ini, dengan rincian per metode (Cash, QRIS, Transfer, e-wallet) | Terisi otomatis; buka Detail per Metode untuk melihat komposisinya |
| Pengeluaran | Biaya yang dicatat selama shift | Pengeluaran bersumber Bank tampil di rincian tetapi tidak mengurangi kas laci |
| Setor Tunai ke Bank | Uang laci yang dipindahkan ke rekening | Berlabel “pindah kantong, bukan pengeluaran” |
| Estimasi Kas Tunai | Perkiraan uang yang seharusnya ada di laci | Masih sementara sebelum metode pembayaran dipisah — lihat bagian berikutnya |
Angka tidak berubah setelah ada transaksi baru? Tarik layar ke bawah untuk memuat ulang. Data dibaca langsung dari transaksi, bukan dari cache, jadi refresh selalu memberi angka terkini.
4. “Kok Estimasi Kas Tunai lebih besar dari uang di laci?”
Ini pertanyaan nomor satu dari kasir, dan jawabannya: itu wajar, bukan salah hitung. Selama kas masih terbuka, aplikasi belum tahu metode mana yang tunai dan mana yang bukan — penandaan itu baru dilakukan di layar Tutup Kas. Jadi seluruh pemasukan sementara dianggap menambah kas.
Yang ditampilkan aplikasi
Modal Awal Rp 36.000 + Pemasukan Rp 36.000 = Estimasi Kas Tunai Rp 72.000
Yang ada di laci
Hanya Rp 36.000, karena seluruh pemasukan Rp 36.000 tadi dibayar lewat QRIS dan uangnya ada di rekening.
Selisih Rp 36.000 itu bukan uang hilang — itu uang QRIS yang aman di rekening. Yang benar dilakukan:
- Jangan mengejar angka Rp 72.000. Lanjutkan saja ke Tutup Kas.
- Tandai QRIS sebagai Non Tunai. Setelah itu kolom tunai menjadi Rp 36.000 dan selisihnya nol.
- Jangan menambah uang ke laci supaya cocok, dan jangan pula menuliskannya sebagai selisih kurang.
5. Langkah 3: Tutup Kas
Layar Tutup Kas dibagi dua: bagian atas Rekap Sistem (dibaca saja) dan bagian bawah isian aktual. Kerjakan berurutan.
Tandai tiap metode: Tunai atau Non Tunai
Inilah langkah paling menentukan. Pada rincian pemasukan, setiap metode punya dua tombol. Aturannya sederhana: Cash/Tunai → Tunai; QRIS, transfer bank, e-wallet → Non Tunai. Semua metode wajib ditandai — tombol tutup kas menolak jika masih ada yang kosong.
Periksa Patokan Kas Tunai
Setelah penandaan, aplikasi menampilkan patokan berjalan: Saldo Awal + Penambahan Tunai − Pengeluaran Kas − Setor ke Bank. Angka inilah pembanding uang laci Anda, bukan Total Pemasukan.
Isi Saldo Aktual Tunai dari hitungan uang fisik
Hitung uang di laci lembar per lembar, lalu masukkan totalnya. Uang QRIS dan transfer jangan ikut dijumlahkan di sini.
Isi Saldo Aktual Non Tunai dari mutasi
Cek mutasi rekening atau dashboard pembayaran, lalu masukkan totalnya. Ini yang memverifikasi bahwa uang QRIS benar-benar sudah settle.
Baca Selisih Total, isi catatan bila perlu
Aplikasi menghitung Selisih Total otomatis. Bila tidak nol, tulis alasannya di Catatan Selisih supaya bisa diaudit belakangan.
Tekan Tutup Kas dan konfirmasi
Muncul ringkasan konfirmasi berisi modal awal, pemasukan, pengeluaran kas, dan estimasi saldo sistem. Setelah dikonfirmasi, kartu saldo berganti menampilkan Saldo Aktual final dan Selisih Final, dan shift berikutnya boleh dibuka.
Kesalahan yang paling sering terjadi: menandai QRIS/transfer sebagai Tunai, atau memasukkan nominalnya ke kolom Saldo Aktual Tunai. Akibatnya kas tercatat “kurang” sebesar nilai QRIS itu — padahal uangnya aman di rekening. Kolom Tunai hanya untuk uang fisik yang benar-benar dihitung di laci.
Jika di outlet Anda ada praktik kembalian yang dititipkan pelanggan sebagai saldo, nilainya ditampilkan terpisah sebagai Titipan deposit dari kembalian supaya tidak tercampur ke uang laci.
6. Tiga contoh shift nyata
Contoh A — Shift yang seluruhnya non tunai
Outlet kecil, semua pelanggan bayar QRIS.
| Modal Awal | Rp 10.000 |
| Pemasukan QRIS | Rp 387.000 |
| Pemasukan Transfer | Rp 54.000 |
| Pembayaran tunai | Rp 0 |
| Saldo Aktual Tunai (uang laci) | Rp 10.000 |
| Saldo Aktual Non Tunai (mutasi) | Rp 441.000 |
| Selisih | 0 (balance) |
Perhatikan: kolom tunai tetap Rp 10.000 — sama dengan modal awal — karena tidak ada satu rupiah pun uang kertas yang masuk.
Contoh B — Shift campuran dengan pengeluaran
| Komponen | Nilai | Masuk ke kolom |
|---|---|---|
| Modal Awal | Rp 200.000 | Tunai |
| Pembayaran Cash | Rp 1.250.000 | Tunai |
| Pembayaran QRIS | Rp 640.000 | Non Tunai |
| Beli deterjen (sumber Kas) | − Rp 180.000 | Tunai |
| Bayar internet (sumber Bank) | Rp 350.000 | Tidak mengurangi laci |
| Patokan Kas Tunai | Rp 1.270.000 | 200.000 + 1.250.000 − 180.000 |
Kasir menghitung laci dan menemukan Rp 1.270.000, lalu mengisi Saldo Aktual Non Tunai Rp 640.000 dari mutasi — selisih nol. Perhatikan tagihan internet Rp 350.000: tercatat sebagai pengeluaran usaha, tetapi tidak menyentuh uang laci karena dibayar dari rekening.
Contoh C — Shift dengan setor bank di tengah jalan
| Estimasi kas sebelum setor | Rp 2.474.000 |
| Setor tunai ke bank | − Rp 2.200.000 |
| Estimasi Kas Tunai | Rp 274.000 |
Pemasukan QRIS Rp 76.000 pada shift ini tidak ditambahkan ke angka tersebut karena bukan uang fisik di laci. Setoran mengurangi kas tanpa perlu menutup shift: simpan setoran, kembali ke Kas Harian, tarik layar ke bawah. Rinciannya di panduan Setor Bank.
7. Ketika selisih benar-benar ada
Setelah penandaan metode benar dan angka masih tidak cocok, barulah itu selisih nyata. Urutan pemeriksaannya:
- Ulangi hitungan uang laci. Penyebab paling sering adalah salah hitung, bukan salah sistem.
- Cek modal awal. Apakah nilainya benar-benar sama dengan uang di laci saat shift dibuka?
- Cek pengeluaran. Ada nota yang uangnya sudah keluar dari laci tetapi belum dicatat di aplikasi?
- Cek setoran bank. Sumbernya dipilih Kas Tunai atau Bank? Salah pilih membuat kas tidak berkurang.
- Cek transaksi yang dibatalkan atau tercatat di shift/tanggal berbeda.
Selisih yang sudah dipastikan nyata tetap harus ditutup — jangan digantung. Tulis nominal aktual apa adanya dan jelaskan di Catatan Selisih. Kas yang jujur dengan catatan jauh lebih berguna daripada kas yang dipaksa balance.
8. Riwayat, Detail, Edit, dan Resync
| Menu | Fungsi |
|---|---|
| History Kas (ikon riwayat di kanan atas) | Daftar kas hari-hari sebelumnya beserta status dan selisihnya. Kas yang masih terbuka bisa langsung ditutup dari sini. |
| Detail Kas | Rincian satu shift: modal, pemasukan per metode, pengeluaran, saldo aktual, selisih, dan catatannya. |
| Edit Kas | Koreksi isian kas yang sudah ditutup, sesuai hak akses. Setiap perubahan terekam sebagai jejak audit. |
| Resync Snapshot | Membandingkan angka tersimpan dengan data transaksi pada rentang Waktu Buka–Waktu Tutup, lalu menyamakannya bila berbeda. |
Tentang Resync: jika preview realtime kosong — tidak ada transaksi pada rentang waktu kas itu — resync akan diblokir supaya snapshot yang sudah benar tidak berubah menjadi nol. Itu perilaku pengaman, bukan kegagalan. Yang perlu diperiksa adalah rentang waktu buka/tutup kas atau data pembayaran outlet tersebut.
9. Laporan Kas dan ekspor CSV
Untuk owner, Laporan Kas menyajikan rekap lintas hari dengan filter tanggal mulai dan tanggal akhir, lengkap dengan pemuatan bertahap untuk periode panjang. Hasilnya bisa diekspor ke CSV untuk diolah di spreadsheet — berguna untuk memantau pola selisih per kasir atau per shift selama sebulan.
Yang paling layak dipantau owner dari laporan ini bukan angka pemasukannya (itu sudah ada di laporan penjualan), melainkan konsistensi selisih. Selisih nol setiap hari tanpa kecuali justru patut dicek: bisa jadi kolom aktual diisi dengan menyalin angka sistem, bukan hasil menghitung uang.
10. Hak akses dan pencatatan tanggal mundur
- Buka dan tutup kas hanya bisa dilakukan akun dengan izin modul Kas Harian.
- Ubah Modal Awal dan Edit Kas adalah izin terpisah — biasanya dipegang owner atau admin, bukan kasir harian.
- Pencatatan tanggal mundur tersedia untuk kasus kas yang telat dibuat, tetapi wajib disertai alasan dan tersimpan sebagai jejak audit.
Pemisahan izin ini bukan formalitas: kasir yang bisa mengubah modal awal setelah shift berjalan bisa menghapus jejak selisih apa pun. Sebaiknya izin edit dipegang satu orang saja.
Checklist pergantian shift
11. Pertanyaan yang sering ditanyakan
Kenapa Estimasi Kas Tunai lebih besar dari uang di laci?
Karena selama kas masih terbuka metode pembayaran belum dipisah, sehingga QRIS dan transfer ikut dihitung. Angka final muncul setelah penandaan Tunai/Non Tunai di layar Tutup Kas.
Apakah Shift 2 bisa dibuka tanpa menutup Shift 1?
Tidak. Shift berjalan berurutan: Shift 2 setelah Shift 1 ditutup, Shift 3 setelah Shift 2 ditutup.
Berapa modal awal minimal?
Rp 10.000, dan harus sama dengan uang fisik di laci saat shift dimulai.
Apakah pengeluaran dari rekening bank mengurangi kas harian?
Tidak. Hanya pengeluaran dengan sumber Kas yang mengurangi uang laci. Pengeluaran sumber Bank tetap tercatat sebagai biaya usaha, tetapi ditandai tidak menyentuh kas.
Apakah kasir perlu menginput pemasukan secara manual?
Tidak. Pemasukan dibaca langsung dari pembayaran order dan pengeluaran dari menu Pengeluaran. Kasir hanya mengisi modal awal, penandaan metode, dan saldo aktual.
Angka tidak berubah setelah ada pembayaran baru, kenapa?
Tarik layar ke bawah untuk memuat ulang. Jangan menutup lalu membuka kas hanya untuk memperbarui angka.
Kas sudah ditutup tetapi angkanya salah, masih bisa diperbaiki?
Bisa, lewat Detail Kas pada riwayat — ada Edit Kas untuk memperbaiki isian dan Resync Snapshot untuk menyamakan angka tersimpan dengan data transaksi. Keduanya mengikuti hak akses.
Bagaimana jika kemarin lupa menutup kas?
Saat membuka kas baru, aplikasi memberi peringatan Kas Masih Terbuka dan menawarkan penutupan kas lama tersebut. Tutup dulu kas kemarin dengan angka aktual apa adanya, beri catatan, lalu buka kas hari ini.
Tempel di Meja Kasir
Cetak checklist di atas dan gunakan setiap pergantian shift. Sepuluh centang ini menghilangkan hampir semua selisih palsu.
Lanjut ke Setor Bank