Jawaban singkat: tidak terpotong
Payroll tidak terhubung ke rekening bank dan tidak mentransfer uang. Payroll juga tidak mengurangi Kas Harian maupun Saldo Bank di menu Setor Bank. Gaji tetap Anda bayarkan sendiri (transfer atau tunai), lalu uang yang keluar dicatat sebagai Pengeluaran dengan sumber yang sesuai.
1. Apa yang Dilakukan Tombol “Tandai Dibayar”
Setelah payroll di-Approve, owner menekan Tandai Dibayar dan memilih tanggal bayar. Saat itu aplikasi melakukan empat hal:
- Status gaji berubah dari Approved menjadi Paid.
- Tanggal bayar disimpan. Tanggal ini masih bisa dikoreksi owner lewat Edit Tanggal Bayar.
- Jika ada potongan kasbon, cicilan dicatat dan sisa kasbon karyawan berkurang.
- Gaji bersih masuk ke Laporan Pengeluaran, tab Gaji, pada tanggal bayar tersebut.
Yang dilakukan Payroll
Menghitung gaji, membuat slip, memotong kasbon, dan mencatat gaji sebagai beban di laporan.
Yang tidak dilakukan Payroll
Mentransfer uang ke rekening karyawan, memotong rekening outlet, mengurangi Saldo Bank, atau mengurangi Kas Harian.
Anggap Payroll sebagai buku gaji, bukan dompet. Ia mencatat berapa yang harus dan sudah dibayar, tetapi tidak memindahkan uangnya.
2. Di Mana Uang Benar-benar Dicatat
CuciQu Pro punya dua “kantong” uang. Setiap kantong hanya berubah oleh transaksi tertentu.
Perhatikan bahwa Payroll tidak ada di kedua rumus. Karena itu, kalau gaji dibayar dari rekening atau laci tanpa dicatat sebagai Pengeluaran, saldo di aplikasi akan terlihat lebih besar daripada uang yang sebenarnya ada.
Pengeluaran bersumber Bank mulai dihitung ke Saldo Bank sejak catatan Setor Bank pertama outlet Anda. Pengeluaran Bank sebelum tanggal itu tetap tampil di laporan, tetapi tidak memotong saldo.
3. Tiga Cara yang Sering Dipakai Owner
| Cara mencatat | Saldo Bank | Kas Tunai | Tercatat sebagai beban? | Cocok untuk gaji? |
|---|---|---|---|---|
| Pengeluaran, sumber Bank | Berkurang | Tetap | Ya | Ya, untuk gaji yang ditransfer |
| Pengeluaran, sumber Kas | Tetap | Berkurang | Ya | Ya, untuk gaji tunai dari laci |
| Setor Bank → Tarik Dana | Berkurang | — | Tidak | Tidak. Tarik Dana berarti uang bank dipindah ke laci, bukan biaya. |
Jangan memakai Tarik Dana untuk membayar gaji. Saldo Bank memang turun, tetapi transaksinya terbaca sebagai perpindahan uang ke kas, bukan biaya gaji. Ini membuat rekonsiliasi kas dan bank membingungkan.
4. Skenario A: Gaji Ditransfer dari Rekening Outlet
Ini skenario paling umum: owner mentransfer gaji dari rekening usaha ke rekening karyawan.
Pastikan payroll sudah Approved
Buka HRIS → Payroll, periksa periode, komponen gaji, dan potongan kasbon, lalu tekan Approve.
Transfer gaji lewat m-banking
Transfer sebesar Total Gaji (gaji bersih setelah potongan) ke setiap karyawan. Simpan bukti transfer.
Catat sebagai Pengeluaran bersumber Bank
- Sumber: Bank, lalu pilih Bank / Metode yang dipakai untuk transfer.
- Jenis Pengeluaran: Gaji Karyawan (atau jenis gaji yang biasa Anda pakai).
- Harga: total yang benar-benar ditransfer. Untuk beberapa karyawan sekaligus, bisa satu baris total atau satu baris per karyawan.
- Catatan: misalnya “Gaji Oktober 2026 – 4 karyawan”, agar mudah dicocokkan dengan Payroll.
- Lampirkan foto bukti transfer bila tersedia.
Tandai Dibayar di Payroll
Kembali ke Payroll, tekan Tandai Dibayar, dan pilih tanggal yang sama dengan tanggal transfer. Langkah ini tetap penting agar slip berstatus Paid dan cicilan kasbon terpotong.
Cek Saldo Bank
Buka Setor Bank. Saldo Bank seharusnya sudah berkurang sebesar total gaji dan kini mendekati saldo rekening di m-banking.
5. Skenario B: Gaji Dibayar Tunai dari Laci Kas
Pastikan Kas Harian masih BUKA
Bayar gaji tunai saat shift berjalan, agar pengeluaran masuk ke shift yang benar. Jika kas sudah ditutup, aplikasi akan menghitung ulang kas tersebut dan selisihnya bisa berubah.
Catat Pengeluaran bersumber Kas
Pilih Sumber: Kas, jenis Gaji Karyawan, isi nominal tunai yang diserahkan, dan tulis catatan nama karyawan serta periode gaji.
Tandai Dibayar di Payroll
Pilih tanggal bayar yang sama dengan hari uang diserahkan.
Cek Kas Harian
Tarik layar Kas Harian ke bawah. Estimasi saldo sistem harus berkurang sebesar gaji yang dibayar tunai.
Untuk outlet yang uang lacinya pas-pasan, lebih aman membayar gaji lewat transfer (Skenario A). Membayar gaji besar dari laci sering membuat modal shift berikutnya kurang.
6. Skenario C: Gaji dari Uang Pribadi Owner
Jika gaji dibayar dari rekening atau dompet pribadi owner yang tidak dicatat di Setor Bank, cukup Tandai Dibayar di Payroll. Tidak perlu mencatat Pengeluaran, karena uangnya tidak keluar dari kas atau rekening outlet yang dipantau aplikasi. Beban gaji tetap tercatat di Laporan Pengeluaran tab Gaji.
7. Membaca Laporan Pengeluaran Tanpa Gaji Dobel
Laporan Pengeluaran memiliki tiga tab yang bersumber dari data berbeda:
| Tab | Isi | Sumber data |
|---|---|---|
| Pengeluaran | Semua biaya yang dicatat lewat menu Pengeluaran, termasuk baris “Gaji Karyawan” yang Anda input manual. | Menu Pengeluaran |
| Gaji | Gaji bersih dari payroll berstatus Paid, pada tanggal bayar. | Payroll |
| Kasbon | Kasbon yang dicairkan, pada tanggal disetujui. | Kasbon HRIS |
Total keseluruhan di laporan menjumlahkan ketiga tab. Jika Anda mengikuti Skenario A atau B (gaji dicatat sebagai Pengeluaran dan ditandai dibayar di Payroll), gaji yang sama muncul di tab Pengeluaran dan tab Gaji.
Hitung gaji satu kali saja. Saat menilai total beban bulanan, pakai angka tab Gaji untuk beban gaji, lalu kurangi baris jenis “Gaji Karyawan” di tab Pengeluaran dari total keseluruhan. Memakai jenis pengeluaran yang konsisten (misalnya selalu “Gaji Karyawan”) memudahkan pengecekan ini.
8. Bagaimana dengan Kasbon?
Pencairan kasbon juga uang yang keluar, dan aturannya sama dengan gaji: menyetujui kasbon di HRIS tidak mengurangi Kas Harian atau Saldo Bank. Jika kasbon dibayar dari laci atau rekening outlet, catat juga sebagai Pengeluaran dengan sumber yang sesuai. Hal yang sama berlaku di laporan: kasbon muncul di tab Kasbon, jadi jangan dihitung dua kali.
Potongan kasbon saat gajian tidak perlu dicatat terpisah. Total Gaji di payroll sudah bersih setelah potongan, jadi yang Anda transfer dan catat adalah angka bersih tersebut.
9. Contoh Perhitungan
Outlet memiliki tiga karyawan. Gaji Oktober ditransfer dari rekening BCA usaha tanggal 31 Oktober.
| Karyawan | Gaji kotor | Potongan kasbon | Total Gaji (ditransfer) |
|---|---|---|---|
| Rina | Rp2.500.000 | Rp0 | Rp2.500.000 |
| Dedi | Rp2.300.000 | Rp300.000 | Rp2.000.000 |
| Sari | Rp2.200.000 | Rp0 | Rp2.200.000 |
| Total uang keluar dari rekening | Rp6.700.000 | ||
| Saldo Bank di aplikasi | Nominal |
|---|---|
| Sebelum gajian | Rp15.000.000 |
| Hanya Tandai Dibayar di Payroll | Rp15.000.000 (tidak berubah, tidak cocok dengan m-banking) |
| Ditambah Pengeluaran bersumber Bank Rp6.700.000 | Rp8.300.000 (cocok dengan m-banking) |
Di Laporan Pengeluaran Oktober, tab Gaji menampilkan Rp6.700.000 dan tab Pengeluaran juga memuat baris “Gaji Karyawan” Rp6.700.000. Beban gaji Oktober yang benar adalah Rp6.700.000, bukan Rp13.400.000.
10. Solusi Masalah yang Sering Terjadi
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Saldo Bank di aplikasi lebih besar dari m-banking | Gaji ditransfer tetapi hanya ditandai dibayar di Payroll. | Catat Pengeluaran bersumber Bank sebesar total gaji yang ditransfer. |
| Kas Harian selisih lebih setelah gajian tunai | Gaji tunai tidak dicatat sebagai Pengeluaran bersumber Kas. | Catat Pengeluaran bersumber Kas pada tanggal dan jam pembayaran. |
| Total beban di laporan terlihat terlalu besar | Gaji muncul di tab Pengeluaran dan tab Gaji. | Hitung gaji satu kali (lihat bagian 7). |
| Tombol Tandai Dibayar tidak muncul | Payroll masih Draft. | Approve payroll terlebih dahulu. |
| Gaji masuk ke bulan yang salah di laporan | Tanggal bayar salah dipilih. | Owner dapat memakai Edit Tanggal Bayar pada payroll berstatus Paid. |
| Pengeluaran gaji tidak mengurangi Saldo Bank | Sumber dipilih Kas, atau pengeluaran bertanggal sebelum Setor Bank pertama outlet. | Periksa sumber dan tanggal pengeluaran. |
| Saldo Bank turun tetapi laporan beban tidak berubah | Gaji dicatat sebagai Tarik Dana. | Hapus Tarik Dana tersebut, lalu catat ulang sebagai Pengeluaran bersumber Bank. |
11. Checklist Owner Saat Gajian
Sebelum membayar
Setelah membayar
12. Pertanyaan yang Sering Ditanyakan
Apakah Payroll mentransfer gaji ke rekening karyawan?
Tidak. Payroll menghitung dan mencatat gaji. Transfer tetap dilakukan sendiri lewat m-banking atau secara tunai.
Apakah Tandai Dibayar mengurangi Saldo Bank?
Tidak. Saldo Bank hanya berubah oleh Setor ke Bank, Tarik Dana, dan Pengeluaran bersumber Bank.
Kalau sudah mencatat Pengeluaran gaji, apakah masih perlu Tandai Dibayar?
Ya, jika Anda memakai Payroll. Tandai Dibayar membuat slip berstatus Paid dan memotong cicilan kasbon. Tanpa itu, sisa kasbon karyawan tidak berkurang.
Bolehkah memakai Tarik Dana untuk gaji?
Tidak disarankan. Tarik Dana berarti uang bank dipindah ke laci kas, bukan biaya. Biaya yang dibayar dari rekening dicatat sebagai Pengeluaran bersumber Bank.
Bagaimana jika payroll yang sudah Paid dihapus?
Penghapusan payroll mengembalikan cicilan kasbon, tetapi Pengeluaran gaji yang Anda catat manual tidak ikut terhapus. Hapus atau koreksi pengeluaran tersebut secara terpisah.
Apakah perlu satu pengeluaran per karyawan?
Tidak wajib. Satu baris total sudah cukup untuk saldo. Satu baris per karyawan memudahkan audit bila Anda ingin mencocokkan dengan slip gaji.
Gajian Rapi, Saldo Tetap Cocok
Simpan checklist ini dan gunakan setiap kali periode gaji ditutup.
Pusat Tutorial Payroll